Officemanager
De officemanager geeft leiding aan het (project)secretariaat of bedrijfsbureau en is de schakel tussen het team en de interne en/of externe klant. Hij/zij is in staat de onderlinge samenhang van management- en organisatievraagstukken te doorzien en kan projecten opzetten en daar waar nodig aansturen. De officemanager weet hoe het inkopen van diensten in zijn werk gaat, stelt offerteverzoeken (requests for proposal) op en voert onderhandelingen met dienstverleners.
Ook het op een efficiënte en effectieve manier organiseren van alle werkzaamheden en het opzetten van een goede werkplanning behoren tot de taken van de officemanager. Hij/zij weet medewerkers te motiveren.
Personal assistant De (project)manager kan altijd rekenen op zijn/haar personal assistant. De personal assistant zorgt bijvoorbeeld voor:
· Het coördineren van informatiestromen (correspondentie, telefoonverkeer, etc.)
· Het verzorgen van administratieve ondersteuning zoals het voorbereiden van
stukken en presentaties
· Het coördineren van de facturenstroom
· Het agendabeheer
· Het verzorgen van correspondentie
· Het inplannen van vergaderingen en verzorgen van bijbehorende werkzaamheden
· Het verzorgen van managementinformatie
· Het waarborgen van een professionele uitstraling naar in- en externe contacten
De personal assistant denkt mee met de opdrachtgever en toont initiatief.
